Wat moet je registreren bij de verplichte tijdsregistratie?

Wat de regel zegt

Het voorontwerp van wet vraagt dat je de arbeidstijd registreert die werkelijk gepresteerd is, per dag en per week. Partena merkt op dat er geen algemene plicht komt om elk begin- en einduur en elke pauze apart te noteren. Wie een vast of variabel rooster heeft, mag vertrekken van dat rooster en enkel noteren wanneer er iets anders gebeurt. Voorwaarde is dat je achteraf de echte uren kan vaststellen.

Voor veel kleine werkgevers is het toch handiger om gewoon begin, einde en pauzes te laten registreren. In de praktijk wijken uren vaak af van het rooster, zeker bij wie op verschillende plaatsen werkt of bij drukte langer blijft. Wie elke dag het begin en het einde vastlegt, hoeft niet na te denken over wat een afwijking is en wat niet.

Wat als arbeidstijd telt, staat al lang in de Belgische arbeidswet van 16 maart 1971: de tijd waarin de werknemer ter beschikking staat van de werkgever. De registratieplicht verandert die definitie niet. Deloitte benadrukt ook dat niet alle tijd tussen inklokken en uitklokken automatisch betaalde arbeidstijd of overuren is. Je registratie toont wat er gebeurd is, je afspraken en je sectorregels bepalen wat ermee gebeurt.

Begin en einde van de werkdag

Het begin is het moment waarop de werknemer ter beschikking staat: op de werf, in de winkel, in het atelier of bij de eerste klant. Het einde is het moment waarop dat stopt. Laat het tijdstip bij voorkeur door het systeem bepalen op het moment zelf, in plaats van het achteraf te laten invullen.

Pauzes

Registreer de pauzes apart. Of een pauze betaald is en als arbeidstijd telt, hangt af van je arbeidsreglement en de cao van je paritair comité. Teamleader en andere bronnen wijzen erop dat je dat per sector moet nakijken. Belangrijk voor je registratie is dat je kan tonen hoe lang iemand pauze nam, zodat de gewerkte tijd klopt.

Overuren

Overuren hoef je meestal niet apart te registreren als begin, einde en pauzes kloppen, want ze volgen uit het verschil met de normale arbeidsduur. Belangrijk is dat je per medewerker weet wat zijn regeling is. Voor een voltijdse werknemer met 38 uur per week is een dag van 9 uur iets anders dan voor iemand met een deeltijdse regeling van 20 uur. Bij deeltijdse werknemers bestaat vandaag al de plicht om afwijkingen van het rooster bij te houden, en die blijft gelden.

De registratie is ook je bewijs. Bij een discussie over onbetaalde overuren hebben sommige arbeidshoven al geoordeeld dat een werkgever zonder registratie in een zwakke positie staat. Partena noemt een zaak waarin een werkgever zo werd veroordeeld tot het betalen van overuren.

Verplaatsingen

Hier ontstaan de meeste vragen. De algemene lijn is als volgt, maar je cao en je afspraken kunnen ze verfijnen.

• De verplaatsing van thuis naar de vaste werkplek is meestal geen arbeidstijd.
• Verplaatsingen tijdens de werkdag, bijvoorbeeld van de ene werf of klant naar de andere, zijn meestal wel arbeidstijd.
• Wie eerst naar het magazijn moet om materiaal en collega's op te halen, begint daar vaak al te werken. De rit naar de werf telt dan mee.

In de bouw gelden daarvoor specifieke sectorregels. Meer daarover op de pagina over tijdregistratie in de bouw.

Thuiswerk en telewerk

Volgens het voorontwerp zouden thuiswerkers en telewerkers, zowel structureel als occasioneel, buiten de registratieplicht vallen. Dat staat in de beschrijvingen van Securex, Liantis, SD Worx en Partena. Het is nog niet definitief, en het is nog niet duidelijk hoe de wet omgaat met iemand die twee dagen per week thuiswerkt en drie dagen op kantoor.

Voor de meeste kleine werkgevers is het praktisch om thuiswerk gewoon mee te laten registreren. Zo heb je één overzicht, kloppen de overuren en hoef je niet per dag te bepalen of iemand onder de regel valt. Meer over wie mogelijk uitgezonderd wordt, lees je op de pagina over uitzonderingen.

Correcties en wijzigingen

Vergeten in te klokken of een verkeerde knop indrukken gebeurt. Een correctie is dus normaal. Om aan de eis van betrouwbaarheid te voldoen, laat je bij elke wijziging zien wie ze deed, wanneer en waarom, en blijft het oorspronkelijke tijdstip bewaard. Een systeem waarin uren zonder spoor overschreven worden, maakt je registratie zwakker bij een controle.

Wat je niet hoeft te registreren

De registratieplicht gaat over arbeidstijd. Teamleader merkt op dat er geen controle per minuut nodig is, en de plicht vraagt ook niet dat je bijhoudt waar iemand de hele dag is. Locatiegegevens zijn niet verplicht. Als je ze gebruikt, gelden de privacyregels die we bespreken op de pagina over GPS-tijdregistratie.

Samengevat per situatie

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.