Tijdregistratie in Excel: is dat genoeg vanaf 2027?

Waarom zoveel bedrijven met Excel werken

Excel staat op bijna elke computer, kost niets extra en iedereen kan ermee overweg. Veel kleine werkgevers houden er nu al de uren in bij, vaak in een blad per maand met een rij per dag en formules voor de overuren. Teamleader merkt op dat Excel in kmo's veel gebruikt wordt, maar foutgevoelig en moeilijk te beheren wordt naarmate het team groeit. Zolang het om twee of drie mensen gaat, lijkt het ook prima te werken.

Wat de wet vraagt

Het voorontwerp van wet schrijft geen bepaald programma voor, en verbiedt Excel dus ook niet. Het vraagt wel een systeem dat drie dingen garandeert. De uren zijn objectief, dus het zijn de werkelijk gewerkte uren. De gegevens zijn betrouwbaar, dus ze kloppen en kunnen niet ongemerkt eenzijdig aangepast worden. En ze zijn toegankelijk voor werknemer en inspectie. Bij een gewoon Excel-bestand wringt het vooral bij de eerste twee.

Het probleem met objectief

In Excel typt iemand een uur in. Dat gebeurt zelden op het moment zelf. Meestal vult de werknemer of de zaakvoerder het blad aan het einde van de week of de maand in, op basis van het geheugen, een agenda of het rooster. Dan staat er 8.00 uur waar het eigenlijk 8.12 uur was, of 17.00 uur terwijl iemand tot 17.45 uur bleef. Het voorontwerp zegt uitdrukkelijk dat uren die uit het rooster worden afgeleid niet volstaan. Een Excel-blad dat elke dag hetzelfde rooster toont, komt daar heel dicht bij.

Het probleem met betrouwbaar

Een cel in Excel kan je overschrijven. Wie het bestand opent, kan een uur veranderen, en daarna is niet meer te zien wat er eerst stond, wie het aanpaste of waarom. Bij een controle of bij een discussie over overuren kan je dus moeilijk bewijzen dat de cijfers niet achteraf aangepast zijn. Dat werkt in twee richtingen: ook een werknemer kan beweren dat zijn uren veranderd zijn, en dan heb je weinig om het tegendeel te tonen.

Je kan in Excel wel bladen beveiligen, wijzigingen bijhouden of versies bewaren in de cloud. Dat maakt het beter, maar het blijft een omweg. Beveiligingen worden uitgezet om iets te corrigeren, de versiegeschiedenis toont niet waarom iets veranderde, en na vijf jaar moet je nog weten welk bestand de juiste versie is.

Het probleem met toegankelijk

De werknemer moet zijn eigen gegevens kunnen raadplegen. Met Excel betekent dat meestal een bestand doorsturen of afdrukken. Je wil niet dat iedereen in hetzelfde bestand de uren van collega's ziet of kan aanpassen, dus je werkt met kopieën. Bij een controle moet je dan uit verschillende bestanden een overzicht per persoon en per periode samenstellen, mogelijk vijf jaar terug.

Wat Excel wel goed doet

Om eerlijk te zijn: Excel is uitstekend om uren op te tellen, overuren te berekenen en een overzicht te maken voor je sociaal secretariaat. Veel tijdregistratiesystemen exporteren hun gegevens ook naar een bestand dat je in Excel opent. Het verschil is dat de registratie zelf dan elders gebeurt, met een tijdstip van het systeem en een spoor van elke wijziging, en Excel enkel dient om de cijfers te bekijken.

Als je toch bij Excel blijft

Wil je voorlopig met Excel verder, dan kan je het risico verkleinen. Een garantie dat je daarmee in regel bent, is dit niet.

• Laat de uren dagelijks invullen, niet achteraf voor een hele week.
• Beveilig de bladen en laat alleen de zaakvoerder correcties doen, met een notitie bij elke wijziging.
• Sla elke maand een vergrendelde kopie op, bijvoorbeeld als pdf, en bewaar die vijf jaar.
• Geef elke werknemer maandelijks een overzicht van zijn eigen uren en laat het nakijken.
• Volg op of de definitieve wet of de inspectie iets zegt over spreadsheets.

Wat we aanraden

Voor een zaak met een handvol werknemers is de overstap van Excel naar een eenvoudige app klein. De medewerker tikt bij het begin en einde, het systeem bewaart het tijdstip, en correcties krijgen een reden en een spoor. Aan het einde van de maand exporteer je de uren, en als je wil open je die export gewoon in Excel. Hoe je verschillende systemen vergelijkt, staat op de pagina tijdregistratiesysteem kiezen. Specifiek voor kleine werkgevers is er de pagina over tijdsregistratie voor kleine bedrijven.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.