GPS-tijdregistratie en de privacy van je werknemers

De registratieplicht vraagt geen GPS

Het voorontwerp van wet vraagt dat je de werkelijk gepresteerde arbeidstijd registreert. Waar iemand werkt, maakt daar geen deel van uit. Een tijdregistratiesysteem met GPS is dus een keuze, geen verplichting. Toch komt de vraag vaak terug, omdat veel apps een locatiefunctie hebben en omdat werkgevers met mensen op werven of bij klanten willen weten waar de uren gepresteerd worden.

Twee heel verschillende dingen

Onder de noemer GPS-tijdregistratie vallen twee manieren van werken die privacymatig ver uit elkaar liggen.

Er is nog een eenvoudigere variant: de werknemer kiest bij het inklokken zelf de werf, winkel of klant uit een lijst, zonder dat de gsm een positie doorstuurt. Voor de meeste kmo's volstaat dat om te weten waar de uren naartoe gaan.

Wat de privacyregels vragen

Er is in België geen aparte wet over geolocatie van werknemers. Securex wijst erop dat de AVG, de Belgische privacywet van 30 juli 2018, artikel 8 van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en artikel 22 van de Grondwet wel van toepassing zijn. In de praktijk komt het neer op een paar principes.

• Een duidelijk doel. Je bepaalt vooraf waarvoor je de locatie gebruikt, bijvoorbeeld om uren aan de juiste werf te koppelen, en je gebruikt de gegevens niet zomaar voor iets anders.
• Een rechtsgrond. Voor een private werkgever is dat meestal het gerechtvaardigd belang. Toestemming van de werknemer is in een arbeidsrelatie zelden een sterke basis.
• Niet meer dan nodig. Als een locatie bij het inklokken volstaat, verzamel je geen spoor van de hele dag, en zeker niets buiten de werkuren.
• Transparantie. Je werknemers weten vooraf welke gegevens je verzamelt, waarom, wie ze ziet en hoe lang je ze bewaart. Een apart beleid hierover is aangewezen, en de regeling hoort in het arbeidsreglement.
• Beveiliging en register. De verwerking komt in je register van verwerkingsactiviteiten, en bij systemen die werknemers opvolgen is een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) sterk aangeraden.

Wat er misloopt in de praktijk

De Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) heeft zich al over zulke systemen uitgesproken. In een beslissing van februari 2023 ging het om een gemeente die de locatie van een dienstwagen vergeleek met de prikuren van een werknemer. De werknemer wist niet dat het systeem bestond, het stond niet in het arbeidsreglement en het beleid was sinds de invoering van de AVG niet meer bijgewerkt. De GBA gaf een berisping. In een beslissing van 25 maart 2025 ging het om een bedrijfswagen met een geolocatiesysteem dat dag en nacht actief was. De GBA stelde vast dat het systeem in feite diende om werkprestaties en gewerkte uren te controleren, terwijl de werkgever dat doel niet vooraf had meegedeeld. Dat is een schending van het principe dat gegevens enkel voor het aangekondigde doel gebruikt worden. De GBA vond ook dat een voortdurende registratie niet in verhouding stond tot dat doel, dat het systeem buiten de werkuren uitgeschakeld moet kunnen worden en dat de informatie aan de werknemers onvolledig was, onder meer omdat de bewaartermijnen ontbraken.

De les voor werkgevers is eenvoudig. Gebruik je locatiegegevens om uren te controleren, zeg dat dan vooraf, beperk het tot wat nodig is en leg het vast.

Wanneer een locatie wel nuttig is

In sommige sectoren is het nuttig om te weten waar uren gepresteerd zijn. Een bouwbedrijf wil uren per werf kunnen tonen, een schoonmaakbedrijf per klant of adres. Dat kan met een locatie op het moment van inklokken of met een keuze uit een lijst. Een spoor van de hele dag is daarvoor niet nodig. Meer over die sectoren op de pagina's over tijdregistratie in de bouw en tijdregistratie in de schoonmaak.

Vragen voor je leverancier

• Wordt de locatie enkel bij het in- en uitklokken bepaald, of ook tussendoor?
• Kan ik de locatiefunctie uitschakelen en enkel met een gekozen werf of klant werken?
• Wordt er buiten de werkuren ooit een positie doorgestuurd?
• Waar worden de gegevens bewaard, en kan ik de bewaartermijn van locaties apart instellen?
• Wie ziet de locaties: alleen de zaakvoerder, of ook collega's?

Hoe wij het doen

In onze tijdregistratie kiest de werknemer bij het inklokken zelf de locatie, zoals een werf of winkel. Er is geen tracking tijdens de werkdag. Dat volstaat om uren per werf of klant te tonen en houdt de privacy van je werknemers zo groot mogelijk. Je kan het uitproberen in de demo op de homepage.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.