Uitzonderingen op de verplichte tijdsregistratie

Het principe: in de regel geldt het voor iedereen

Het Europees Hof van Justitie bevestigde in december 2024 in het arrest Loredas dat de verplichting om de arbeidstijd te meten in principe voor alle werknemers geldt. De lidstaten mogen wel bijzondere regels maken voor bepaalde sectoren of situaties, op voorwaarde dat het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk blijft. Het Belgische voorontwerp gebruikt die ruimte om een aantal groepen buiten de registratieplicht te houden.

Wie het voorontwerp mogelijk uitsluit

Securex, Liantis, SD Worx en Partena beschrijven grotendeels dezelfde lijst. Het gaat om werknemers wier arbeidstijd niet meetbaar is, niet vooraf vastligt of door henzelf bepaald wordt. Securex merkt op dat dit grotendeels dezelfde groepen zijn die vandaag al buiten bepaalde arbeidstijdregels vallen.

Leidinggevenden en vertrouwenspersonen

Werknemers met een leidende functie of een vertrouwenspost. Welke functies daaronder vallen, is vandaag al geregeld in een koninklijk besluit bij de arbeidswet. Het gaat niet om iedereen met een titel als teamleider, maar om een beperkte lijst van functies. Kijk met je sociaal secretariaat na of een werknemer daar echt onder valt.

Handelsvertegenwoordigers

Vertegenwoordigers die klanten bezoeken om verkopen te sluiten en hun dag grotendeels zelf indelen.

Thuiswerkers en telewerkers

Huisarbeiders en telewerkers, zowel structureel als occasioneel. Hier zijn de meeste vragen. Het is nog niet duidelijk hoe de wet omgaat met iemand die een deel van de week thuis werkt en een deel op de werkvloer. Voor de dagen op kantoor of in het atelier zal de registratie wellicht gewoon gelden.

Mobiel of reizend personeel

Werknemers die hoofdzakelijk buiten de vaste vestiging van de werkgever werken. SD Worx en Liantis geven techniekers en thuisverpleegkundigen als voorbeeld. Dit is de uitzondering die voor kmo's het meest onduidelijk is. Een bouwvakker of een schoonmaker werkt ook buiten de vestiging van zijn werkgever, maar dat betekent niet dat zijn uren niet meetbaar zijn. Of zulke functies onder de uitzondering vallen, hangt af van de definitieve tekst. Daarnaast gelden in de bouw en de schoonmaak al aparte registratieplichten via Checkinatwork en Check In and Out at Work, die blijven bestaan. Meer daarover op de pagina's over de bouw en de schoonmaak.

Familiebedrijven

Ondernemingen waar enkel bloedverwanten, aanverwanten of pleegkinderen werken onder het gezag van de vader, moeder of voogd. Zodra er iemand van buiten de familie werkt, geldt die uitzondering niet meer voor dat bedrijf.

Wat geen uitzondering is

• De grootte van je bedrijf. Er is geen uitzondering voor kleine ondernemingen. Partena vindt een onderscheid naar sector of omvang onwaarschijnlijk.
• Deeltijdse werknemers. Voor hen gelden vandaag al registratieplichten bij afwijkingen van het rooster, en die blijven.
• Werken op vertrouwen. Dat je werknemers vrij hun uren indelen, maakt hen nog geen leidinggevende of telewerker in de zin van de wet.
• Flexi-jobbers en studenten. Voor flexi-jobs bestaat al een registratieplicht van begin- en einduur.

Uitgezonderd betekent niet dat alles vrij is

Ook voor wie buiten de registratieplicht valt, blijven andere regels gelden, zoals de regels over rusttijden, overuren en welzijn op het werk. En bij een discussie over overuren helpt een registratie je nog altijd om te tonen wat er gewerkt werd. Daarom kiezen veel werkgevers ervoor om iedereen op dezelfde manier te laten registreren, ook wie misschien uitgezonderd wordt. Dat is eenvoudiger dan per werknemer bij te houden wie wel en wie niet moet registreren.

Een voorbeeld uit een kleine zaak

Neem een installatiebedrijf met zes werknemers: een bediende op kantoor die twee dagen per week thuiswerkt, vier techniekers die elke dag bij klanten werken en een ploegleider die de planning maakt. Op basis van het voorontwerp zou de bediende op haar thuiswerkdagen mogelijk buiten de registratie vallen, en de techniekers mogelijk als mobiel personeel. Of de ploegleider een leidende functie heeft in de zin van de wet, hangt af van zijn bevoegdheden en niet van zijn titel. Het kan dus zijn dat er in dit bedrijf na de definitieve wet maar weinig mensen moeten registreren, of dat het er toch zes zijn. Zolang dat niet vastligt, is het veiliger om een systeem te kiezen dat voor iedereen werkt.

Wat je nu doet

Maak een lijst van je werknemers en noteer bij elke persoon de functie, de regeling en waar de werkdag meestal begint. Markeer wie mogelijk onder een uitzondering valt en leg die lijst voor aan je sociaal secretariaat. Ga ervan uit dat de anderen moeten registreren vanaf 1 januari 2027, met als uiterste datum 1 april 2027. Zodra de definitieve tekst er is, werken we deze pagina en de pagina verplichte tijdsregistratie 2027 bij.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.