Tijdregistratie in de horeca

Wat de horeca anders maakt

Horeca draait op wisselende uren. Een kok werkt van 11 tot 14.30 uur en opnieuw van 18 tot 22.30 uur. Een zaalverantwoordelijke blijft tot de laatste tafel weg is. Op vrijdagavond komen er flexi-jobbers en studenten bij, en wie op het rooster tot 23 uur stond, sluit soms pas na middernacht af. Bovendien kent de horeca al registratieplichten die in andere sectoren niet bestaan. De algemene registratie van 2027 komt daar bovenop.

Wat vandaag al geldt voor flexi-jobs

Wie een flexi-jobber tewerkstelt, moet nu al het precieze tijdstip van het begin en het einde van de prestaties registreren en bijhouden. Acerta zet de mogelijkheden op een rij.

• Dagdimona: bij een overeenkomst per dag vermeld je het begin- en einduur in de Dimona-aangifte. Daarmee is aan de registratieplicht voldaan.
• Periodedimona: die kan geen uren bevatten. Dan moet je een toegelaten elektronisch systeem gebruiken. In de horeca is dat onder meer het geregistreerd kassasysteem (de witte kassa), het alternatieve systeem van aanwezigheidsregistratie (ASA) dat aan Dimona gekoppeld is, of een elektronisch systeem van tijdsopvolging zoals voor deeltijdse werknemers.

Registreer je niet correct, dan geldt volgens Acerta het vermoeden dat de flexi-jobber dat kwartaal voltijds werkte. Daarnaast vermeldt Acerta administratieve boetes van 1.000 tot 10.000 euro of strafrechtelijke boetes van 2.000 tot 20.000 euro, vermenigvuldigd met het aantal betrokken werknemers. Die sancties gelden voor de bestaande flexi-regels. Welke sancties er voor de algemene registratieplicht komen, ligt nog niet vast.

Als de uren van je flexi-jobbers wijzigen, gelden er termijnen om het werkelijke einduur door te geven. Vraag je sociaal secretariaat welke termijnen voor jouw situatie gelden.

Wat er in 2027 bij komt

De algemene registratieplicht geldt voor alle werknemers, niet alleen voor flexi-jobbers. Je vaste koks, zaalmedewerkers en afwassers vallen er ook onder. Partena en Liantis noemen het geregistreerd kassasysteem in de horeca en de specifieke Dimona-aangiftes in paritair comité 302 als bestaande systemen die kunnen meetellen. Of ze volstaan, hangt af van wat ze precies vastleggen: de uren van iedereen, of alleen van een deel van het personeel.

Gesplitste diensten

Een gesplitste dienst registreer je als twee blokken op dezelfde dag, met de werkelijke begin- en einduren van elk blok. Registreer de onderbreking niet als een gewone pauze. Een middagdienst en een avonddienst met drie uur ertussen zijn twee prestaties, en dat moet uit je registratie blijken, zodat de gewerkte uren en de rusttijden kloppen.

Avondwerk en diensten na middernacht

Een avonddienst die na middernacht eindigt, hoort bij de werkdag waarop hij begon. Kies een systeem dat zo'n dienst niet in twee breekt en dat het werkelijke einduur toont, ook als dat ver na het voorziene uur ligt. Voor werk 's nachts gelden in het arbeidsrecht aparte regels. Bespreek met je sociaal secretariaat wat daarvan voor jouw zaak van toepassing is. Een correcte registratie van de einduren is daarbij je basis.

Drukte en vergeten in te klokken

Op een volle avond denkt niemand aan een knop. Het gebeurt dat iemand vergeet in te klokken of pas na de dienst uitklokt. Een correctie moet dus kunnen, maar met een reden en zonder dat het oorspronkelijke tijdstip verdwijnt. Dat beschermt jou als werkgever bij een discussie over overuren, en het beschermt je werknemer omdat hij zijn uren kan nakijken.

Wat een systeem voor de horeca moet kunnen

• Meerdere diensten per dag en diensten die over middernacht lopen.
• Een snelle registratie aan het begin en het einde van de dienst, bijvoorbeeld op een tablet aan de pas of op de eigen gsm.
• Vaste werknemers, deeltijdsen, studenten en flexi-jobbers in één overzicht, met elk hun eigen regeling.
• Correcties met een reden en het origineel bewaard.
• Een export per medewerker voor je sociaal secretariaat.

Werk je al met een geregistreerd kassasysteem of met dagdimona's voor flexi-jobbers, ga dan na of daar de uren van al je werknemers in staan. Ontbreekt een deel, dan heb je voor die groep een aanvulling nodig. Voor zaken met een kleine ploeg is er de pagina over tijdsregistratie voor kleine bedrijven, en vragen voor je secretariaat vind je op de pagina over tijdsregistratie en je sociaal secretariaat.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.