Een tijdregistratiesysteem kiezen voor je kmo

Waaraan een systeem moet voldoen

Het voorontwerp van wet legt geen merk of type op. Je kiest zelf, zolang het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Die drie woorden vertalen we hier naar vragen die je aan elk systeem kan stellen.

• Objectief: komt het tijdstip van het systeem, op het moment dat iemand begint of stopt? Of wordt het achteraf ingevuld of uit het rooster overgenomen?
• Betrouwbaar: blijft zichtbaar wie wat aanpaste, wanneer en waarom? Blijft het oorspronkelijke tijdstip bewaard?
• Toegankelijk: kan de werknemer zijn eigen uren zien? Kan je bij een controle snel een overzicht per persoon en periode tonen, ook voor iemand die al drie jaar uit dienst is?

De bewaartermijn van vijf jaar uit het voorontwerp hoort daar ook bij. Een systeem dat gegevens na een jaar wist, of dat alles verliest als je van leverancier verandert, past daar niet bij.

Vier manieren naast elkaar

Een paar kanttekeningen bij die tabel. Een app is niet automatisch in orde: als werknemers er gewoon uren in kunnen typen zonder dat wijzigingen bewaard worden, heb je hetzelfde probleem als met Excel. Omgekeerd kan een papieren systeem met dagelijks ondertekende lijsten in een heel kleine zaak beter zijn dan niets. Het gaat om hoe het systeem werkt, niet om de naam.

Papier

Een lijst waarop iedereen zijn uren noteert, kost niets en vraagt geen uitleg. Het probleem is dat zulke lijsten vaak op vrijdag of aan het einde van de maand ingevuld worden, op basis van het geheugen of het rooster. Dan zijn de uren niet objectief. Je kan ook niet zien of iemand achteraf iets veranderde, en na vijf jaar zoek je een map met tientallen bladen. Daarbij komt het overtypen voor het sociaal secretariaat, elke maand opnieuw.

Excel

Excel is het meest gebruikte alternatief in kleine bedrijven. Het rekent overuren uit en je kan het mailen. Voor de verplichte registratie zit het zwakke punt bij de betrouwbaarheid: iedereen met toegang kan een cel aanpassen zonder dat iemand het merkt. Op de aparte pagina over tijdsregistratie in Excel lees je waarom dat twijfelachtig is en wat je kan doen als je toch bij Excel blijft.

Prikklok of badgesysteem

Een prikklok of badgelezer is objectief: het toestel bepaalt het tijdstip. Het is een goede keuze voor een bedrijf waar iedereen op dezelfde plaats begint en eindigt, zoals een productiehal. Het werkt minder goed zodra mensen op werven, bij klanten of thuis beginnen. Let ook op wat er met de gegevens gebeurt na het badgen: de software erachter bepaalt of correcties zichtbaar zijn en of werknemers hun uren kunnen inkijken. Een prikklok is overigens niet verplicht, zie prikklok verplicht vanaf 2027.

App of software

Een app op de gsm van de werknemer werkt op elke locatie. Je hebt geen toestel nodig en de uren staan meteen centraal. Kies een app die het tijdstip zelf vastlegt, die bij elke correctie een reden vraagt en het origineel bewaart, en die medewerkers hun eigen uren laat zien. Vraag ook na waar de gegevens bewaard worden, hoe lang, en of je ze kan exporteren als je ooit van leverancier verandert.

Zo kies je in vijf stappen

1. Breng je situatie in kaart. Hoeveel werknemers heb je, met welke regelingen, en waar beginnen ze hun werkdag?
2. Bekijk wat je al hebt. Een bestaand systeem kan al voldoen, bijvoorbeeld bij glijdende uurroosters of in sectoren met een eigen registratie. Liantis, SD Worx en Partena wijzen daarop.
3. Toets aan de drie eisen. Gebruik de vragen bovenaan deze pagina. Probeer een correctie uit en kijk of het origineel zichtbaar blijft.
4. Vraag je sociaal secretariaat welk bestand ze nodig hebben. Zo vermijd je dubbel werk bij de loonverwerking. Meer daarover op de pagina over tijdsregistratie en je sociaal secretariaat.
5. Test een maand met je team. De eerste maand afsluiten toont snel waar het knelt. Begin daarom ruim voor 1 januari 2027.

Vragen om aan een leverancier te stellen

• Komt het tijdstip van het systeem of kan de werknemer het zelf invullen?
• Wat gebeurt er bij een correctie, en wie kan ze zien?
• Kan een werknemer zijn eigen uren en wijzigingen raadplegen?
• Waar staan de gegevens, en blijven ze vijf jaar beschikbaar, ook van medewerkers uit dienst?
• Werkt het voor deeltijdse regelingen, glijdende uren en overuren per medewerker?
• In welk formaat exporteer je naar mijn sociaal secretariaat?
• Worden locaties bijgehouden, en zo ja, enkel bij het inklokken of de hele dag?

Die laatste vraag is belangrijk voor de privacy van je werknemers. Op de pagina over GPS-tijdregistratie lees je waarom het verschil groot is.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.