Tijdsregistratie en je sociaal secretariaat

Op deze pagina vatten we samen wat vijf sociale secretariaten publiek over de registratieplicht geschreven hebben. Het gaat om onze eigen samenvatting van hun openbare artikels, met een link naar de bron. Wij zijn geen sociaal secretariaat en hebben met geen van deze organisaties een samenwerking. Voor advies over jouw situatie ga je naar je eigen secretariaat.

Securex

Securex schreef al in december 2025 over de aankondiging van de regering en legde de link met het arrest CCOO van 2019 en het arrest Loredas van 2024. In mei 2026 benadrukte Securex dat de regering herhaaldelijk heeft gezegd dat ze geen prikklok wil herinvoeren, en dat het doel een manier is om de arbeidstijd te meten. In een update van 28 september 2026 wijst Securex erop dat de datum van 1 januari 2027 nog niet in een definitieve wet staat. Volgens die update hoeft niet noodzakelijk voor elke werknemer geregistreerd te worden: werknemers die vandaag buiten de arbeidstijdregels vallen, zoals leidinggevenden, handelsvertegenwoordigers, thuiswerkers en werknemers met een mobiele functie, kunnen buiten de verplichting blijven. Digitale en manuele systemen kunnen volgens Securex allebei werken, zolang ze de echte arbeidstijd betrouwbaar vastleggen.

Liantis

Liantis publiceerde op 6 oktober 2026 een overzicht van het voorontwerp. Daarin staat de tijdlijn: het voorstel van resolutie van 5 februari 2026, de bevestiging door minister Clarinval op 29 april 2026 en het verdeelde advies van de Nationale Arbeidsraad eind september 2026. Liantis noemt de bewaartermijn van vijf jaar en de groepen die het voorontwerp uitsluit. Volgens de memorie van toelichting kunnen bestaande systemen al voldoen, zoals de registratie bij glijdende uurroosters, het afwijkingsregister voor deeltijdsen, sectorale prestatiebladen, prikkloksystemen en bepaalde Dimona-aangiftes in de paritaire comités 144, 145 en 302.

In december 2025 publiceerde Liantis een analyse van ruim 48.000 werkgevers. Bij bedrijven met 1 tot 4 werknemers gebruikte 2,33% een systeem voor tijdsregistratie, planning of aanwezigheid, bij 5 tot 9 werknemers 9,35%. Bij werkgevers met 100 tot 199 werknemers was dat 76,99%. Liantis merkte daarbij op dat zulke tools in kleine bedrijven vooral dienen om het werk te organiseren, niet om arbeidstijd te controleren. Meer daarover op de pagina over kleine bedrijven.

SD Worx

SD Worx publiceerde in juni 2026 een uitleg en in augustus 2026 zeven vragen en antwoorden over de arbeidstijdregistratie. De verplichting geldt volgens SD Worx voor alle werkgevers, ongeacht sector of grootte, met uitzonderingen voor werknemers met bijzondere kenmerken. SD Worx somt die op: familiebedrijven waar enkel familieleden werken, leidinggevenden en vertrouwenspersonen, handelsvertegenwoordigers, thuiswerkers en telewerkers, en reizend personeel dat vooral buiten de vaste vestiging werkt. SD Worx noemt 31 maart 2027 de harde deadline voor wie op 1 januari nog geen systeem heeft, en een bewaartermijn van vijf jaar vanaf de invoer. Het advies is om niet tot eind 2026 te wachten en eerst in kaart te brengen waar de echte uren afwijken van het rooster.

Acerta

Acerta bevroeg in 2026 304 managers en beslissers in organisaties met minstens tien werknemers. Daaruit bleek dat 69,7% de uren al minstens gedeeltelijk registreert en 41,1% de uren van alle werknemers met een systeem bijhoudt. De meningen zijn verdeeld: 42,8% is (sterk) tegen een verplichte registratie, 37,8% is (sterk) voor. Wie nog niet registreert, geeft als redenen vooral een voorkeur voor werken op vertrouwen, geen nood eraan, administratieve last en kostprijs. Acerta-expert Florence Cordonnier wijst erop dat werkgevers een duidelijk wettelijk kader willen.

Acerta schreef in september 2026 ook over een bestaande registratieplicht: die voor flexi-jobs. Daar moet je vandaag al het precieze begin- en einduur bijhouden. Dat bespreken we op de pagina over tijdregistratie in de horeca.

Partena Professional

Partena publiceerde een uitgebreide FAQ en een stand van zaken na het advies van de Nationale Arbeidsraad van 30 september 2026. Partena benadrukt dat het begrotingsakkoord en de resolutie in de Kamer juridisch niet bindend zijn: pas na publicatie in het Belgisch Staatsblad is de registratie verplicht. Volgens Partena legt de minister geen vorm of technologie op en is een klassieke prikklok geen vereiste. Partena wijst er ook op dat er geen algemene plicht komt om elk begin- en einduur en elke pauze apart te noteren, en dat registratie van afwijkingen op het rooster kan volstaan. De bewaartermijn is volgens Partena waarschijnlijk vijf jaar. Over privacy schrijft Partena dat je moet bepalen wie toegang heeft tot de gegevens en hoe je ze beveiligt.

Waar ze het over eens zijn

• De wet is er nog niet, maar de verplichting komt er naar alle verwachting.
• De planning is 1 januari 2027, met een overgang tot 31 maart 2027.
• Een prikklok is niet verplicht. De vorm kies je zelf.
• Het moet om de werkelijke arbeidstijd gaan, niet om het rooster.
• Bewaartermijn van vijf jaar, en aandacht voor privacy.
• Begin nu met voorbereiden.

Over sancties zegt geen van deze secretariaten iets concreets voor de algemene registratieplicht. Ook dat ligt nog niet vast.

Vragen om aan je sociaal secretariaat te stellen

• Welke van mijn werknemers vallen volgens jullie onder de registratieplicht, en wie mogelijk niet?
• Voldoet wat ik vandaag al doe, bijvoorbeeld voor deeltijdsen of glijdende uren, aan de nieuwe eisen?
• Gelden er in mijn paritair comité extra regels of bestaande registraties?
• Hoe en wanneer moet ik mijn arbeidsreglement aanpassen?
• In welk formaat willen jullie de uren per medewerker ontvangen, en tegen wanneer elke maand?
• Hoe verwerken jullie overuren, recup en bijkomende uren van deeltijdsen uit die gegevens?
• Wat verandert er voor mijn flexi-jobbers of studenten?

De uren doorgeven voor de lonen

Je sociaal secretariaat heeft de uren nodig om de lonen correct te berekenen, zeker bij overuren, deeltijdse regelingen en afwezigheden. Hoe beter je registratie aansluit bij wat je secretariaat verwacht, hoe minder overtypen. In de praktijk werkt het zo: je controleert aan het einde van de maand de uren, je sluit de maand af zodat er niets meer ongemerkt verandert, en je bezorgt een export per medewerker met per dag het begin, het einde, de pauzes, de gewerkte uren en de overuren. Vraag je secretariaat of ze een bepaald bestandsformaat of een rechtstreekse koppeling verkiezen. Sommige secretariaten bieden zelf tijdsregistratie aan of werken met partners; je bent niet verplicht om dat te gebruiken.

Wil je weten waaraan een systeem moet voldoen voor je kiest, lees dan de pagina tijdregistratiesysteem kiezen.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.