Tijdsregistratie voor kleine bedrijven met 1 tot 10 werknemers

Ook kleine werkgevers vallen eronder

Het voorontwerp maakt geen onderscheid naar de grootte van het bedrijf. SD Worx schrijft dat de verplichting geldt voor alle werkgevers, ongeacht sector of grootte, en Partena vindt een onderscheid naar omvang onwaarschijnlijk. De enige uitzondering die specifiek kleine zaken raakt, is die voor familiebedrijven waar enkel familieleden werken onder het gezag van de ouders. Werkt er ook maar één werknemer van buiten de familie, dan geldt de registratieplicht.

Het Europees Hof liet in 2019 wel ruimte om rekening te houden met de grootte van een onderneming bij de manier waarop geregistreerd wordt. Het voorontwerp vertaalt dat niet in een uitzondering, maar in vrijheid: je kiest zelf hoe je registreert, zolang het systeem objectief, betrouwbaar en toegankelijk is.

Hoeveel kleine bedrijven registreren nu al?

Liantis analyseerde eind 2025 de gegevens van ruim 48.000 werkgevers. Het gebruik van een systeem voor tijdsregistratie, planning of aanwezigheid hangt sterk af van de grootte van het bedrijf.

Bij werkgevers met minder dan tien werknemers gebruikt dus ruim negen op de tien nog geen systeem. Liantis merkt op dat kleine bedrijven zulke tools vooral gebruiken om het werk te organiseren en minder om arbeidstijd te controleren, en dat de directe contacten in een kleine zaak controle minder nodig maken. Voor de wet maakt dat geen verschil: ook daar moeten vanaf 2027 de echte uren te tonen zijn.

Waarom het voor kleine zaken anders aanvoelt

In een zaak met vijf mensen werkt de zaakvoerder vaak mee. Iedereen ziet wie wanneer binnenkomt, afspraken over overuren gebeuren mondeling en een uurtje langer blijven wordt een andere dag gecompenseerd. Dat werkt zolang iedereen tevreden is. Het wordt lastig als er een discussie komt, bijvoorbeeld bij een ontslag, of als de inspectie vraagt om de uren van de voorbije maanden te tonen. Dan heb je niets op papier.

Acerta stelde in zijn bevraging van 2026 vast dat werkgevers zonder registratie vooral vrezen dat hun werknemers het als controle zullen zien. Die bevraging ging over bedrijven vanaf tien werknemers, maar de zorg is in kleine zaken herkenbaar. Het helpt om uit te leggen waarom je het doet: het is een wettelijke plicht, en de werknemer ziet zelf zijn uren en overuren, wat ook in zijn voordeel is.

Een eenvoudige aanpak in vier stappen

1. Bepaal wie moet registreren. Meestal is dat iedereen met een arbeidsovereenkomst. Twijfel je bij een leidinggevende of iemand die altijd thuis werkt, lees dan de pagina over uitzonderingen en vraag het na bij je sociaal secretariaat.
2. Kies een systeem dat bij je zaak past. Werkt iedereen op één plaats, dan volstaat een tablet aan de toonbank of een app. Werken je mensen op verschillende plaatsen, dan is een app op hun eigen gsm het eenvoudigst.
3. Leg de afspraken vast. Spreek af wanneer iemand inklokt, hoe pauzes en overuren werken en wie correcties mag doen. Die afspraken horen in je arbeidsreglement.
4. Sluit elke maand af. Kijk de uren na, laat de werknemer zijn overzicht zien en bezorg de uren aan je sociaal secretariaat.

Papier of Excel in een kleine zaak

Veel kleine werkgevers denken aan een lijst of een Excel-bestand. Dat kost niets, maar je moet kunnen aantonen dat de uren op het moment zelf genoteerd werden en niet achteraf aangepast zijn. Bij papier en Excel is dat moeilijk. Lees waarom op de pagina over tijdsregistratie in Excel. Een app die het tijdstip zelf vastlegt en elke wijziging bewaart, neemt dat probleem weg zonder veel extra werk.

Wat het kost aan tijd

Voor een werknemer gaat het om enkele tikken per dag: begin, pauze, einde. Voor jou als werkgever komt er een moment per maand bij om de uren na te kijken en af te sluiten. Daar staat tegenover dat je geen werkbriefjes meer moet overtypen voor je sociaal secretariaat, als je een systeem kiest met een export. Hoe je een systeem kiest, staat op de pagina tijdregistratiesysteem kiezen.

Wanneer begin je?

De planning is 1 januari 2027, met een overgangsperiode tot 31 maart 2027. Begin liefst een paar maanden vroeger, zodat je team kan wennen en je één of twee maanden kan afsluiten voor het echt telt. Of de wet op tijd gestemd wordt, is nog niet zeker. Het overzicht met de laatste stand staat op de pagina verplichte tijdsregistratie 2027.

Deze pagina is geen juridisch advies. Ze vat samen wat publiek bekend is op 30 oktober 2026, op basis van het voorontwerp van wet en de vermelde bronnen. De definitieve wettekst, de uitzonderingen en de sancties liggen nog niet vast. Voor jouw situatie raadpleeg je je sociaal secretariaat of een arbeidsjurist.